1.1.  Algemeen

Centraal adressenbestand waar alle adressen van zowel eigenaars, huurders, leveranciers, enz... voor de ganse immo-toepassing in opgeslagen worden. Per adres kan een where used opgevraagd worden. Alle adresgegevens gaande van adres, telefoon, fax, e-mail tot bankrekening, aanspreektitel en briefaanhef, commentaar, enz.. kunnen hierin opgeslagen worden. Razendsnel opzoeken van adressen is mogelijk dit zowel op gebruik, naam, postnummer, lokaliteit als code. (tevens kan gezocht worden op een deel van naam, lokaliteit, enz.. (bijv. alle namen waar 'ECO' in voorkomt zal o.a. decorte, deconinck, enz.. geven)). Mogelijkheid tot drukken van diverse brieven en etiketten op basis van dit centraal adressenbestand.  Gebouwenbestand voor definiëren van gebouwen met o.a. naam & adres, conciërge, bouwjaar, aantal appartementen, winkels, kelder enz..  Diverse parameters inzake tellers, bankrekeningen, telefoonkosten, lift, verzekeringen, tarieven voor administratie, enz... kunnen hier ook ingebracht worden. In het eigendommenbestand kunnen de verscheidene privatieve delen ingebracht worden met hun aandeel in de verscheidene verdeelsleutels, werkkapitaal, enz.... Mogelijkheid tot linken van panden voor een globale afrekening ipv een afrekening per pand, ondersteuning van pluri-eigendom, time-share, huurders, enz... Keuze tot werken met een algemeen boekhoudplan (rekeningstelsel) of met een specifiek boekhoudplan per gebouw. Werken met meerdere kantoren, enz...

1.2.  Dagelijkse verwerking

Ingave van kosten en toewijzing aan algemene verdeelsleutels, privatieve verdeelsleutels of  later in te brengen tellerstanden (verbruik). Ingave van tellerstanden en automatische verdeling van geboekte verbruiken (privatief + gemeenschappelijk). Ingave van financiële bewegingen (banktuittreksels) met mogelijkheid tot aanzuiveren van de leverancier/eigenaars boekingen. (onbeperkt aantal banken per gebouw). Automatische of maunele selectie van leveranciersfacturen voor creatie betalingsbestanden (electronic banking) en inboeking. Ingave van diverse boekingen. Mogelijkheid tot onmiddellijk bijwerken of bijwerken in batch. Drukken van controlelijsten.

Manueel aanzuiveren, automatisch aanzuiveren op datum, bedrag of saldo nul.

Controle op eigenaarsbetalingen dmv rekeninguittreksels en rappels. Mogelijkheid tot automatisch berekenen en inboeken van nalatigheidsintresten van de eigenaars. Automatisch verwerken van ontvangen betalingen via OGM-bestand (gecodeerd dagafschrift.)

Ondervragen van rekeningen, eigenaars en leveranciers. Ondervragen van documenten en kosten met hun verdeling. Mogelijkheid om volledige kosten overzicht op te vragen zoals op de latere afrekening. Ondervragen of drukken van vervaldagbalans, balans, enz...

1.3.  Afrekeningen

Mogelijkheid tot afrekenen per eigenaar, pand of het volledige gebouw. Onbeperkt aantal afrekeningen per jaar mogelijk. (hangt af van de definitie van de boeking/afrekeningsperiodes per gebouw). Afrekenen per maand, kwartaal, trimester, semester, jaar enz...

Diverse lijsten en opvragingen van kosten, verbruiken, enz... zijn beschikbaar.

Manueel opsplitsen afrekeningen bij verkoop of verdeling pro rata temporis. Samentrekken van meerdere panden op 1 afrekening voor dezelfde eigenaar. Historiek overzicht van afrekeningen met mogelijkheid tot herafruk van oude afrekening.

1.4.  Boekhouding

Afdrukken of opvragen op scherm van diverse balansen, journaals, rekeningkaarten, grootboeken, enz...

Mogelijkheid tot werken met budgetten. Diverse lijsten en ondervragingen voor analytische boekhouding.

Vergelijkend overzicht tussen kosten van verschillende periodes of jaren. Budgetbeheer, afpunten kosten tov voorziene budgettering en offertes, ...

1.5.  Provisies

Men kan periodiek voorschotten of provisies opvragen aan eigenaars. Verder behoort het hersamenstellen van het werkkapitaal of het opstellen van een reservekapitaal ook tot de mogelijkheden. Automatisch inboeken van de provisies in de syndic boekhouding voor verdere opvolging.

1.6.  Facturatie

Automatisch of manueel opmaken van beheersfacturen en administratiekosten. Inboeken in syndicboekhouding en/of firmaboekhouding. Creatie van betalingsbestanden voor electronic banking.

1.7.  Vergaderingen

Drukken van etiketten, uitnodigingen, aanwezigheidslijsten, enz...

1.8.  Werkopvolging

Opvolging van offertes en werken in de diverse panden of gebouwen. Automatisch inboeken kosten, creatie electronic banking bestanden, afpunten facturen tov van offertes, enz... Automatisch versturen e-mails naar eigenaars, uitvoerders enz...

1.9.  Archivering

Aanmaak van directorystructuur en beheer van documenten voor archivering op tape of CD-ROM. Mogelijkheid tot automatische aanmaak van alle lijsten (grootboek, balans, enz...) brieven, afrekeningen, enz... in volgende formaten ascii-text bestand, HTML bestand en PDF bestand voor archivering.

1.10.    Verzekeringen/claims

Opvolgen van polissen en onderhoudscontracten per gebouw. (vervaldag, verzekeringsmaatschappij, premie, contactpersonen, enz...) Opvolgen van schadegevallen bij verzekering (aangifte, expertise, enz...).

1.11.  Internet

Beschikbaar stellen aan de eigenaars (via eigen login) via internet van volgende zaken :

- historiek afrekeningen
- verslagen algemene vergaderingen
- balans laatste afgerekende periode
- overzicht kosten laatste periode met mogelijkheid tot opvragen detail
- vergelijkend overzicht kosten laatste 4 afgerekende periodes
- vergelijkend overzicht kosten laatste 4 boekingsperiodes